Учимся Делать Больше за Меньшее Время!

Рабочий день заканчивается через час, а дела не только не приближаются к логическому завершению, они почему-то множатся в геометрической прогрессии. А это значит, что сегодня Вы опять задержитесь часа на 2-3, впрочем, как и вчера. И наверняка в субботу и воскресенье еще на работу предстоит заглянуть. Знакомая ситуация?

Мне знакомая. Многие годы я так и жила. Так же жили большинство из моих коллег. Частенько я еще и на дом работу захватывала. От постоянных стрессовых ситуаций, когда задания и бумаги валятся одна за другой, когда постоянно приходится что-то доделывать и переделывать из-за своего или чужого недосмотра, я находилась в состоянии перманентной усталости и раздражения.

Немудрено, что однажды я решила как-то исправлять. Наверняка всем знаком популярный и пропагандируемый сейчас совет по управлению личным временем – 20% работы дают 80% результата. Поэтому основная цель – составить список задач на день в порядке убывания важности и выполнить в первую очередь наиболее важные.

О да, я это делала, месяца три. В надежде на то, что вот-вот завтра я закончу все дела вовремя и окажусь дома не в 10 часов вечера, а в 7. Но почему-то результат не спешил появляться, хотя я каждое утро тратила драгоценные 20 минут на выстраивание этого списка задач. Только вот на удивление возникла одна небольшая проблема, совсем несущественная. КАК проранжировать задачи по важности? КТО должен определять их значимость? Понятно, что если я руководитель или топ-менеджер, то это мне под силу, так как я выполняю только свои личные задачи в работе. А если я простой секретарь?

Да, я запланировала список работы. Но я не могу выбросить из него ни одного дела, потому что в мои обязанности входит только исполнение. Исполнение распоряжений руководства, начальников отделов и т.д. А если вдруг неожиданно придет директор и прикажет немедленно выполнить важное для НЕГО дело? А дело это предположительно займет половину рабочего дня, и все мои планы бесповоротно будут нарушены. А отказаться и не сделать я не могу. Я ведь исполнитель. Моя задача оперативно и эффективно исполнять. Вот в последней-то фразе и заложен основной ключ понимания этой ситуации и ее решения.

Главное и неоспоримое – правильное исполнение абсолютно любого дела независимо от Вашего положения в структуре компании. Обращали ли Вы внимание на то, сколько раз Вам приходилось переделывать бумаги, дорабатывать документы? Причина может быть как в Ваших ошибках, так и в ошибках других сотрудников. А все потому, что информация по делу не систематизирована, все строится на догадках и предположениях.

Поэтому, отбросив рекомендации умных специалистов по тайм-менеджменту (управление временем), я решила работать по своей системе. Теперь, получая задание, я не кидаюсь его немедленно выполнять, так как это верный предвестник переделывания работы. Я трачу около 10 минут на то, чтобы вникнуть в задание (в зависимости от его сложности), затем быстро составляю план (на бумаге или в уме, как Вам удобнее) и список уточняющих вопросов. Со списком вопросов я иду к тому, кто мне задание дал, и получаю на них ответы. И только потом приступаю к выполнению. Это экономит мне времени более, чем в 2 раза.

Вы скажите, что могут произойти ситуации, когда руководитель дал срочное задание, а вопросы задать Вы просто не успеваете. Тогда наилучший вариант попросить начальника задержатся буквально на минутку и хотя бы бегло пробежать задание глазами и выделить проблемные моменты. Уверяю, через некоторое время Вы будете способны делать это очень быстро и эффективно.

Рассмотрим теперь ситуацию, когда Вы руководитель и даете задание подчиненному. Основное правило – полная информация, своеобразное техзадание. Если по данному распоряжению есть иные контактные лица – указывайте их. Если копии выполненной работы необходимо разослать кому-то еще - пишите кому и в скольких экземплярах. Вам даже трудно сейчас представить, СКОЛЬКО времени это сэкономит.

И еще одно, последнее, но не менее важное, правило – фиксируйте проблемные ситуации. Поначалу надо делать это постоянно. Отправил шеф документ на доработку – записывайте это. Мол, вернул потому, что я до этого не согласовала проект с заместителями директора и не получила их подписи. Или – 2 раза пришлось ходить в ООО «Название компании», потому что я не уточнила предварительно время обеда менеджера.

Таких записей сначала будет очень и очень много. И не надо говорить себе, что вот это уж я точно запомнила и записывать не надо. Надо, потому что даже очень серьезные ошибки через какое-то время забываются и повторяются. А зафиксировав ошибку в мелочи 2-3 раза, Вы наверняка ее больше не повторите.

Признаюсь честно, изредка перечитывать эту тетрадь очень интересно. Удивляет, сколько недоработок я дела и как много времени тратила на их ликвидацию. Через месяц использования фиксирования шибок и составления предварительного плана и списка вопросов по каждому заданию я обнаружила, что задерживаюсь на работе я в худшем случае пару-тройку раз в неделю на полчаса и не более. Система работает. Сейчас я справляюсь со списком всех дел (в том числе с непредвиденными) за рабочий день, да еще и время выделяю для того, чтобы почитать новые публикации на профессиональные темы.

Хотите достичь таких же результатов? Тогда вперед – к успеху.

© fin-i.com Автор Tashka
При использовании материала гиперссылка на источник Финансы - обязательна !